Tesis Yönetiminde Kapsamlı Denetim İhtiyacı

Tesis yönetimi, modern yaşamın bir parçası olan; site, toplu yapı, iş merkezi başta olmak üzere her türlü yapılı çevrede; verimliliği, güvenliği ve kullanıcı memnuniyetini sağlamak için çok yönlü bir yaklaşıma ihtiyaç duyan bir alan ve her gün daha da büyüyen bir sektör. Hâl böyle olunca hem tesislerin daha etkin ve işlevsel yönetilmesi hem de şeffaflığın sağlanabilmesi için ciddi bir denetim ihtiyacı doğuyor.

Denetim, tesis yönetimi için kalitenin ve sürdürülebilirliğin temel taşlarından biridir. Ancak denetim denildiğinde çoğu zaman yalnızca KGK (Kamu Gözetim Kurumu) tarafından yetkilendirilmiş yeminli mali müşavirler tarafından yapılan bağımsız mali denetimler akla gelmekte, operasyonel süreçlerin değerlendirilmesi göz ardı edilmektedir.

Denetimi Kat Malikleri Kuruluna Yüklemek Çözüm Değil

Bağımsız mali denetim, özellikle şirketlerde yeminli mali müşavirler tarafından yürütülen bir süreçtir. Ancak bu uygulama, tüzel kişiliği bulunmayan site ve toplu yapılar için zorunlu değildir. 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, site ve toplu yapıların denetim görevini kat malikleri kuruluna yükler. Ancak bu yeterli bir çözüm sunmaz. Çoğu zaman kat malikleri kendi yönettikleri veya çalıştıkları şirketleri göz önüne alarak sitelere ve toplu yapılara da mali bağımsız denetim yaptırmak isteyebiliyor.

• Kat malikleri, mali ve operasyonel denetim süreçlerine hakim olmadığında, denetimler yüzeysel bir prosedüre dönüşebilir.
• Çoğu site yönetimi, yalnızca gelir – gider tablolarını değerlendiren mali denetimlerle yetinir ve operasyonel süreçlerin değerlendirilmesini ihmal eder.

Tesis yönetimi yalnızca mali doğruluğun sağlanmasıyla değil, operasyonel bütünlüğün ve kullanıcı memnuniyetinin artırılmasıyla başarılı olabilir. En basit örneği asansör bakımları gibi yasal zorunluluğu bulunan ve hayati önem arz eden teknik konulardır. Bunlar çoğu zaman dikkat edilmeyen ama son derece önemli durumlardır.

Tesislerde Operasyonel Denetim Nasıl Olmalı?

Operasyonel denetimler, tesisin tüm hizmet süreçlerini kapsamalı ve an azından şu alanlarda detaylı incelemeler yapılmalıdır:

1. Teknik Hizmetler: Asansör, jeneratör, HVAC (ısıtma, havalandırma ve iklimlendirme) gibi teknik altyapının işleyişi ve bakım süreçleri denetlenmelidir. Enerji yönetim sistemleri ve ticari işletmeler için endüktif / kapasitif ceza kontrolleri yapılmalıdır.

2. Temizlik ve Hijyen: Ortak alanların temizliği ve hijyen standartlarına uygunluğu kontrol edilmelidir.

3. Güvenlik Hizmetleri: Güvenlik protokolleri, kamera sistemleri ve personelin acil durum senaryolarına hazırlığı değerlendirilmelidir. En az üç ayda bir “drill” olarak adlandırılan özel güvenlik sistemini delmeye yönelik kontroller ile operasyon sürekli kontrol edilmelidir.

4. Peyzaj ve Çevre Düzenlemesi: Yeşil alanların bakımı ve çevresel sürdürülebilirlik hedeflerine uygunluğu analiz edilmelidir. Sıfır atık ve su yönetimi gibi konular mutlaka izlemeye alınmalıdır.

5. İş Sağlığı ve Güvenliği: Personel için iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları ve yasal mevzuata uygunluk denetlenmelidir.

6. İdari İşler: Personel vardiya planlamaları, kıdem tazminatlarının durumları, yasal fazla mesai sınırları, özlük dosyaları gibi idari süreçler en az yılda bir defa kontrol edilmelidir.

7. ISO Belgeleri (varsa eğer): iç tetkiklerin yapılıp yapılmadığı, eksiklik raporları, bu belgelerin TÜRKAK gibi akredite bir kuruluş tarafından verilip verilmediği kontrol edilmelidir.

Yukarıdaki süreçlerin düzenli olarak denetlenmesi, tesisin hem işleyiş kalitesini artırır hem de mali kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlar.

Özel güvenlik sektöründe iyi firmalar, denetim süreçlerinde özellikle “drill” adı verilen saha uygulamalarını kullanır. Driller, şüpheli paket, bina ve tesislere silah ya da yasaklı alet sokma girişimleri gibi senaryolarla güvenlik görevlilerinin dikkat düzeyini ve güvenlik sistemlerinin etkinliğini test etmeyi amaçlar. Ancak bu denetimler şu sınırlılıklara sahiptir:

• Kapsam Yetersizliği: Driller, yalnızca güvenlik departmanını değerlendirir ve diğer operasyonel süreçlere etkisi sınırlıdır.
• Entegrasyon Eksikliği: Teknik, temizlik ve idari süreçlerin güvenlik senaryolarıyla uyumu yeterince test edilmez.
• Sosyal Mühendislik: Siber güvenlik çoğu zaman sadece elektronik anlamda değerlendirilir oysa siber saldırıların en önemli ayağı fiziki saha ve insan faktörüdür. Bu çoğu zaman göz ardı edilir.

Güvenlik denetimlerinin diğer tesis yönetim süreçleriyle entegre edilmesi hem güvenlik düzeyini artırır hem de operasyonel süreçlerin bütünlüğünü sağlar.

Başarının Ölçülmesi İçin Performans Göstergeleri Benimsenmeli

Tesis yönetiminde başarının ölçülebilmesi için tesisin türü ne olursa olsun performans göstergeleri (KPI) belirlenmelidir. Bu göstergeler, mali ve operasyonel süreçlerin etkinliğini ölçmek için bir temel sağlar. Örneğin:

• Enerji Tüketimi: Elektrik ve su tüketiminde verimlilik hedefleri oluşturulmalı ve bunlar düzenli olarak izlenmelidir.
• Hizmet Yanıt Süreleri: Teknik ve güvenlik ekiplerinin sorunlara müdahale süresi ölçülmelidir.
• Müşteri Memnuniyeti: Site sakinlerinin geri bildirimleri düzenli anketlerle değerlendirilmeli ve iyileştirme alanları belirlenmelidir.
• Personel Sirkülasyon Oranları: Tesislerde çalışan personellerin uzun yıllar çalışması tesisin daha sağlıklı yönetilmesine katkı sağlarken aidiyet hissine sahip personellerin varlığı tesise olan güveni pekiştirir. Yüksek sirkülasyon oranlarının mutlaka takip edilerek kök neden analizleri yapılmadır.

Tesisin kapsam ve büyüklüğüne bağlı olarak, stratejik planlama gibi en az 3 yıllık veya 5 yıllık kapsamlı planlama ve izleme faaliyetleri gerçekleştirilmelidir. Bu göstergeler doğrultusunda uzun vadeli hedefler belirlenerek bu hedeflerin düzenli denetimlerle takip edilmesi sağlanmalıdır.

Güvenlik ve Kullanıcı Memnuniyeti İçin Entegre Denetim Modeli Uygulanmalı

Tesis yönetiminde mali ve operasyonel süreçlerin yanı sıra güvenlik ve kullanıcı memnuniyetini de kapsayan bir entegre denetim modeli benimsenmelidir. Bu model:

1. Bütüncül Yaklaşım: Mali denetim, güvenlik drilleri ve operasyonel süreç denetimleri birbiriyle entegre edilmelidir. Örneğin, bir güvenlik senaryosu çalışması sırasında yangın alarm sistemleri, tahliye yolları ve teknik altyapı test edilebilir.

2. Şeffaf Raporlama: Denetim sonuçları düzenli olarak raporlanmalı ve kat malikleri veya paydaşlar (ilgili taraflar) ile paylaşılmalıdır.

3. Eğitim ve Farkındalık: Kat malikleri ve site yönetimi gibi paydaşlar için eğitim veya bilgilendirme programları düzenlenerek denetim süreçlerine katkıları artırılmalıdır.

4. Teknolojik Destek: Dijital platformlar ve yazılımlar kullanılarak enerji tüketimi, aidat yönetimi ve bakım süreçleri daha etkin bir şekilde takip edilebilir.

Bütüncül bir denetim anlayışı, yalnızca sorunları tespit eden bir araç değil, aynı zamanda gelecekteki riskleri önceden belirleyen ve yönetim kalitesini yükselten stratejik bir uygulamadır. Bu yaklaşım, tesis yönetiminde şeffaflık, sürdürülebilirlik ve kullanıcı memnuniyetinin anahtarıdır.