İçindekiler
İnşaat projelerinin en kritik yönlerinden biri, proje sahiplerinin harcayacakları muhtemel para miktarını ortaya koyduğu için “bütçe tahmini” aşamasıdır. Bu nedenle doğru veriler ile oluşturulmuş bir bütçe olmazsa inşaat projelerinin zarar etmesi muhtemeldir.
Bütçeyi belirlemeden önce, proje sahipleri, bir inşaat projesinin mali açıdan uygun olup olmadığını tespit etmek için fizibilite çalışmaları yapmalıdırlar. Bu araştırmaların odaklandığı mali yönlerin bazıları, aktivite fiyatlarının tahminlerini ve teklifleri içerir.
Teklif, yüklenicilerin proje sahiplerine belirli bir fiyat ve sürede sağlayacakları hizmetleri belirtmek için sundukları bir taahhütnamedir. Proje sahipleri, bir bütçe oluşturmak için en iyi teklifi verenlerden gelen bu taahhütnameleri karşılaştırırlar ve kendileri için uygun bedel ve şartları içeren taahhütnameyi seçerler.
Proje teklifleri, proje bütçesinin oluşturulmasında da önemli bir rol oynar. Fiyat teklifi, bir tedarikçinin proje yöneticisine sağlamayı taahhüt ettiği malzemelerin, makine ve ekipmanların bedelidir. Teklif edilen fiyatlar değişebileceğinden, teklif genellikle belirli bir süre için geçerlidir. Süresini aşan teklif, tarafların karşılıklı mutabakatları ile bedel değişikliği yapılmadan veya yapılarak uzatılabilir.
Proje yöneticileri, projeye harcayacakları para miktarını belirlemek için tahminlerden yararlanırlar. Tahmin ise bir projenin, yöneticilerin doğru ve güvenilir bütçeler oluşturmasına olanak tanıyan (işçilik ve ham maddeler de dahil olmak üzere) çıktılarını belirtir.
Hayati İlke: Paydaşların Ekip Çalışması
İnşaat projelerinde bütçelemenin hayati ilkesi paydaşlar arasındaki ekip çalışmasıdır. Genel bütçeyi bir kişinin derlemesine rağmen, proje yöneticileri de bütçeleme görevini farklı kişiler veya departmanlar arasında paylaştırarak daha doğru ve güvenilir sonuçlar elde etmelidirler. Bu durum bütçeleme sürecini yavaşlatabilir. Projenin hayata geçirilmesinde zamanın önemi büyüktür, ancak bütçe hazırlama sürecinde doğru bir değere ulaşmak için harcanacak emek, zamanın önüne geçmelidir.
Proje yöneticilerinin bütçelerini başarılı bir şekilde uygulayabilmeleri için işçilere yeterli desteği sağlamaları ve tüm paydaşlarla iş birliği yapmaları gerekir. Yüksek düzeyde çalışan motivasyonu üzerine bir bütçe oluşturmak, çalışanları belirlenen bütçe dahilinde çalışmaya teşvik edebilir. Bu nedenle proje yöneticileri, bütçe hazırlığı sırasında çalışanları karar alma sürecine dahil etmelidirler.
Çalışanların bütçelemeye katılmalarına izin vermek, yalnızca proje hakkında eleştirel düşünmelerine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda onları daha çok çalışmaya motive eder.
Proje yöneticileri, bütçeleri belirleme ve takip etme konusunda proje ekiplerini eğitmelidirler. Bu, yalnızca çalışanların bütçeleme ilkelerini anlamalarına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda onları proje hedeflerine ulaşmak için öğrenmeye ve öğrendiklerini uygulamaya da motive eder. Bunu yaparken yalnızca hedef belirlemekle kalınmamalı, aynı zamanda her çalışanın performansı izlenmeli ve en iyi performans gösterenler ödüllendirilmelidir.
Bir projenin bütçesini tahmin ederken uyulması gereken basit kurallar vardır. Bu kuralların uygulandığı ve doğru kaynaklar ile tecrübeli kişilerin süzgecinden geçirilerek sağlanan verilerle yapılan tahminler, projenin başarısını mutlak kılar.
Proje yöneticileri ve planlamacılar, iyi yapılandırılmış maliyet tahminleriyle hazırlanmış bütçe çalışması sayesinde her bir aktivite için harcayacakları para miktarını doğru bir şekilde belirlerler. Bu aynı zamanda kurallara uygun hazırlanmış bütçe ve yüklenici fonlarının tüm proje bileşenlerine ihtiyacı oranında tahsis edilmesine olanak tanır.
Bütçe çalışması, proje sahipleri ve yüklenicilerin, (projenin hedefleri de dahil olmak üzere) projenin kurallarını ve yönergelerini oluşturmalarına yardımcı olabilir. Kısıtlayıcı bütçeler, bir yatırımcının veya yüklenicinin kullanabileceği alternatifleri sınırlandırarak projenin doğru zamanda bitirilmesini sağlayarak proje yöneticilerinin projenin kritik yörüngedeki bölümlerine öncelik vermelerine yardımcı olurlar. Örneğin; proje fazlara ayrılabilecek bir tasarıma sahipse ve mevcut fonlar tüm projeyi tamamlamak için yeterli değilse, proje yöneticisi ortaya çıkan genel maliyetleri ve göz ardı edilebilecek aktivitelerin direkt maliyetlerini azaltmak için öncelikli görevleri optimize edebilir.
Bütçe Takibi ve Revizyonunda Kilit: Etkili İletişim
Etkili iletişim, bütçe takibi ve revizyonunda önemli bir unsurdur. Bunun nedeni, bütçedeki herhangi bir değişikliğin projeye dahil olan birçok kişiyi etkileyebilmesidir. Proje yöneticileri, bütçeyi ayarlarken bütçenin ihtiyaçlarını karşılamak için kullanabilecekleri yeni içgörüler edinmeye izin vererek bunu tüm paydaşlara iletmelidirler.
Mevcut para, bir inşaat projesindeki tüm masrafları karşılamak için yeterli değilse bütçe çalışmaları, yatırımcıların veya paylaşımcıların gelecekteki maliyetleri planlamalarına yardımcı olabilir. Proje yöneticileri, projeyi tamamlamak için gereken ek para miktarını belirlemek için bütçeyi kullanabilirler.
Proje sona ermeden önce önerilen bütçe rakamı değişirse mevcut bütçe, değişiklik taleplerini karşılayabilecek kadar esnek tutulmuş olmalıdır. Bu, proje yöneticilerinin beklenen çıktıdan sapmayı analiz etmelerine ve belirlemelerine yardımcı olur.
Proje beklenenden uzun sürerse yükleniciler, (dolayısıyla yatırımcılar veya paylaşımcılar) işçilere ve direkt giderlere bütçelenenden daha fazla para ödemek zorunda kalırlar. Bu nedenle bir bütçe belirlemek, projenin belirlenen zaman çizelgesi ve tahmin edilen bütçe dahilinde çalışmasını sağlar.
Bir inşaat projesinde giderleri ve gelirleri takip etmek hayati derecede önem taşırken, proje yöneticilerinin proje boyunca “bütçenin uygun dokümantasyonunu sürdürmeyi” sağlamaları da önemlidir. Bu, proje yöneticilerinin benzer projeler için gelecekteki maliyetleri tahmin etmelerine yardımcı olacaktır. Bir bütçeyi belgelerken, muhasebecilerin bunun finansal jargonu anlamayan farklı kişilere dağıtılacağını varsaymaları gerekir.
Doğru yükleniciyi seçmek, büyük ölçüde satın alma veya yatırımı paylaşma sürecinin doğru yapılmasına bağlıdır. Çeşitli iş paydaşlarının tüm gereksinimlerinin tam olarak tanımlanması bu noktada hayati önem taşımaktadır.
Doğru Yüklenici Nasıl Seçilir?
Yükleniciyi değerlendirmek ve nihayetinde doğru olanı seçmek, çok yönlü bilgi ve deneyim gerektirir. Yüklenicileri karşılaştırmak ve seçmek için birçok yöntem kullanılabilir. Ülkemizde en yaygın olan seçim kriterleri şöyledir:
- En düşük maliyete göre: Ekonomik ve kâr temelli baskılar nedeniyle temelde en çok tercih edilen seçim sistemidir. Bu, riskin büyük bir kısmının seçimi yapan tarafta olduğu bir durumdur. Yalnızca işin nispeten iyi tanımlandığı, yükleniciler tarafından anlaşıldığı, (kaliteyi düşürmeden veya tazminat talebi riskini artırmadan) inşaatın teslim edilebileceğine ikna olunduğu durumlarda dikkate alınmalıdır.
- Tecrübe, yeterlilik ve kaliteye (!) göre: Yüklenicinin maliyetten bağımsız olarak yalnızca teknik niteliklerine ve kaliteye (!) göre tercih sebebi olduğu, fiyatın yüklenicinin tercih edilmesinden sonra tartışıldığı bir seçim şeklidir. Eğer seçimi yapan yatırımcı veya paylaşımcı güncel fiyatlara hâkim değilse veya bunları araştırmaya yönelmeyecekse burada da riskin büyük bir kısmı seçimi yapan tarafta olur.
- Bütçe çalışmasına göre: Yüklenicinin hem teknik niteliklerine hem de fiyat çalışmasına dayalı bir seçim şeklidir. Burada bütçe çalışmasının detayları yüklenicinin işe profesyonel yaklaşımını gösterir. İş sağlığı ve güvenliği, çevreye duyarlılık, kalite yönetimi, iş programı, iş gücü, makine/ekipman gücü ve kaynak akış planı gibi detaylı bütçe çalışmasına bağlı fiyatlandırma sayesinde riskler projeye başlamadan önce tespit edilir ve paylaşılır.
Seçim kriterlerinde kullandığım (!) işaretine gelince;
Kime göre? Neye göre?..
