İçindekiler
Standardizasyon, insanlık tarihinin en eski dönemlerinden günümüze, ekonomik, teknolojik ve sosyal hayatın temel yapı taşlarından biri olmuştur. Standartlar, üretim ve hizmet sektörlerinde kaliteyi sağlamak, kaynakları verimli kullanmak ve tüketici güvenliğini artırmak için belirlenen kural ve yöntemler bütünüdür diyebiliriz. Ancak modern dünyada, standardizasyon yalnızca ürün ve hizmetler için değil, aynı zamanda bilgi güvenliği ve tesis yönetimi gibi karmaşık süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesi için de kritik bir rol oynamakta.
Standardizasyonun Kısa Tarihi
Günümüzde önemli şekilde kullanılan uluslararası standardizasyonun temelleri, Sümer ve Mısır uygarlıklarına kadar uzanmakta olup, antik dönemlerde yapı standartları, kanalizasyon sistemleri ve kütle ölçüleri gibi değişik alanlarda uygulandığını görüyoruz. Bilinen ilk yazılı standart kayıtlarından biri olan; Osmanlı döneminde II. Beyazıt tarafından 1502 yılında yayımlanan “Kanunname-i İhtisabı Bursa” ile et, ekmek, deri ve tekstil gibi pazar ürünleri için standartlar geliştirilmiştir.
Avrupa’da ise 19. yüzyılda standartların önemi giderek artmıştır. Sanayi Devrimi’nin etkisiyle üretimin artması, kalite kontrolünü ve ürün güvenliğini sağlama ihtiyacını doğurmuş, bu da modern anlamda standardizasyonun temellerini atmıştır. 20. yüzyılda ise, standardizasyon yalnızca üretimsel ekonomi alanında değil, aynı zamanda hizmet, sosyal, teknolojik ve yönetimsel alanlarda da geniş bir şekilde benimsenmiştir.
Cumhuriyet döneminde, 1930 yılında çıkarılan 1705 Sayılı Kanun ile standardizasyon çalışmalarına resmiyet kazandırılmış ve 1954 yılında Türk Standartları Enstitüsü (TSE) kurularak, 1960 yılında çıkarılan 132 Sayılı Kanun ile bugünkü yapısına kavuşmuştur. TSE, uluslararası standartlara uyum sağlama ve kalite yönetim sistemlerini belgelendirme konusunda önemli adımlar atmıştır.
Güncel Standartlar ve Değişimler
Günümüzde kullanılan bazı önemli standartlar, üreticiler, tüketiciler ve yöneticiler için kalite ve güvenlik sağlayarak yol göstermektedir. Özellikle tesis yönetimi gibi kritik sektörlerde, bu standartlar büyük bir öneme sahiptir.
Öne çıkan bazı genel standartlar şunlardır:
- ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi
- ISO 14001: Çevre Yönetim Sistemi
- ISO 45001: İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Yönetim Sistemi
- ISO 41001: Tesis Yönetim Sistemi
- ISO 50001: Enerji Yönetim
- ISO 22000: Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi
- ISO 27001: Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
Uygulamada genel olarak 9001 Kalite, 14001 Çevre ve 45001 İSG yönetim sistemleri birlikte entegre yönetim sistemi olarak anılmaktadır. Ancak entegre yönetim sistemi, birden fazla yönetim sisteminin birlikte uygulanmasıyla oluşturulan sistemler bütünüdür. Dolayısıyla bunlarla sınırlı kalmadan başka yönetim sistemi ve uluslararası standartların birlikte uygulanması mümkündür. Hatta günümüzde birden fazla sistemin birlikte bütüncül şekilde kurulması ve uygulanması elzem hâle gelmiştir.
Burada en önemli nokta bu yönetim sisteminin kurulum aşamasından denetim ve belgelendirme aşamalarına kadar her süreçte akredite bir kurum tarafından belgelendirilmesi gerektiğidir. Hatta verimli ve etkili bir sistem için üçüncü dünya ülkelerinden akredite olmuş kurumlar yerine daha güvenilir, TÜRKAK gibi güçlü kurumlarca akredite edilmiş belgelendirme kurumları tarafından belgelendirme yapılması çok önemlidir.
Tesis Yönetimi Standartları
Tesis yönetimi; binalar, siteler, alışveriş merkezleri, hastaneler, oteller ve havalimanları gibi yapılı çevreye dair alanların etkin bir şekilde yönetilmesi için belirlenen kapsamlı süreçleri içerir ve güçlü standartlara ihtiyaç duyar. Bu standartlar, yalnızca yapıların bakım ve işletme süreçlerini değil, aynı zamanda kullanıcı güvenliğini, çevresel sürdürülebilirliği ve enerji verimliliğini de kapsamaktadır.
Türkiye ve dünya genelinde tesis yönetiminde yaygın olarak kullanılan başlıca standartlar şunlardır:
ISO 41001 Tesis Yönetim Sistemi
Bu standart, tesis yönetiminin sistematik bir şekilde ele alınmasını sağlar ve işletme maliyetlerini optimize etmeye yardımcı olur.
ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi
Enerji verimliliğini artırmak ve enerji kaynaklarını daha verimli kullanmak amacıyla geliştirilmiş bir standarttır.
EN 15221 Tesis Yönetim Standartları
Tesis yönetimi hizmetlerinin tanımlanması, planlanması, yönetilmesi ve ölçülmesi konusunda yol gösteren Avrupa Standartlarıdır.
BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method)
Çevre dostu bina yönetimi ve sürdürülebilirlik için geliştirilmiş bir değerlendirme metodudur. Çeşitli yapı türlerinde çevresel performansı ölçer.
LEED (Leadership in Energy and Environmental Design)
Sürdürülebilir binalar için kullanılan uluslararası bir sertifikalandırma sistemidir. Çevresel etkiyi en aza indirmek için tasarım, inşaat ve işletme süreçlerini optimize eder.
ISO 41001 Serisi ve Tesis Yönetimindeki Önemi
ISO 41001 serisi, 2017-2018 itibariyle tesis yönetimi (Facilities Management – FM) alanında dünya genelinde en çok kabul gören ve uygulanan standartlardan biridir. Bu serinin temel amacı,
- Binaların ile diğer tesislerin daha etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlamak,
- Maliyetleri düşürmek,
- Sürdürülebilirliği artırmak ve
- Kullanıcı memnuniyetini üst düzeye çıkarmaktır.
ISO 41001 serisi, tesis yönetiminin kalite ve verimliliğini garanti altına alırken, çeşitli alanlarda uluslararası kabul görmüş uygulama standartları sunmaktadır. ISO 41001’in yanı sıra, serinin diğer belgeleri de tesis yönetimi uygulamaları için oldukça önemlidir.
ISO 41001 Tesis Yönetim Sistemi – Gereksinimler
ISO 41001, tesis yönetim sistemlerine dair gereksinimleri belirleyen bir standarttır. Bu standart, tesislerin operasyonlarını daha verimli hale getirmek için sistematik bir yaklaşım sunar. Kaynakların etkin kullanımını, bakım süreçlerinin iyileştirilmesini ve çalışan güvenliğini hedefler. Ayrıca, enerji verimliliği ve çevresel sürdürülebilirlik gibi önemli alanları da kapsar.
ISO 41011 Tesis Yönetimi – Terimler ve Tanımlar
ISO 41011, tesis yönetiminde kullanılan terimlerin ve tanımların yer aldığı bir standarttır. Tesis yönetimi profesyonelleri için önemli bir referans kaynağıdır ve doğru iletişim sağlamak amacıyla kullanılan terimlerin standartlaştırılmasını sağlar.
ISO 41012 Tesis Yönetimi – Stratejik Planlama Kılavuzu
Bu belge, tesislerin gelecekteki ihtiyaçlarını karşılamak için stratejilerin nasıl oluşturulacağına dair temel rehberlik sağlar.
ISO 41013 Tesis Yönetimi – Performans Ölçümü Kılavuzu
Tesis yönetimindeki başarıyı değerlendirmek için objektif kriterler ve metrikler sunar.
ISO 41014 Tesis Yönetimi – İyileştirme Süreçleri
Tesis yönetimi sistemlerini ve süreçlerini iyileştirme adına uygulamanın nasıl yapılması gerektiğini tanımlar.
ISO 41015 Tesis Yönetimi – Kaynakların Yönetimi Kılavuzu
Bu standart, kaynakların etkin bir şekilde yönetilmesine yönelik rehberlik eder ve çevresel etkiyi en aza indirerek sürdürülebilir kaynak kullanımı hedefler.
TS BS EN 15221 Serisi: Avrupa ve Türkiye’de Tesis Yönetimi Standartları
TS EN 15221 serisi, 2006 itibarıyla Avrupa’da tesis yönetimi uygulamaları için kabul edilen standartları içerir. Bu standartlar, tesis yönetiminde kaliteyi artırmayı, operasyonları iyileştirmeyi ve sürdürülebilirliği sağlamak amacıyla geliştirilmiştir. Avrupa’daki uygulamalara uyum sağlamak için Türkiye’de de Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından ISO 41001 serisiyle birlikte EN 15221 serisi yürürlükte olup kullanılmaktadır.
TS EN 15221-1 Tesis Yönetimi – Genel Prensipler ve Tanımlar
Bu belge, tesis yönetiminde temel prensipleri ve terminolojiyi tanımlar. Bu standart iptal edilerek yerine ISO 41011 geçerli olmuştur.
TS EN 15221-2 Tesis Yönetimi – Sözleşme Yönetimi
Tesis yönetimi sözleşmelerinin nasıl yapılacağı ve yönetileceği konusunda rehberlik eder. Bu standart iptal edilerek yerine ISO 41012 geçerli olmuştur.
TS EN 15221-3 Tesis Yönetimi – Stratejik Yönetim
Tesis yönetiminde karar verme süreçlerini iyileştirmek amacıyla stratejik planlama ve yönetim ilkelerini içerir.
TS EN 15221-4 Tesis Yönetimi – Operasyonel Performans
Tesis yönetimi operasyonel performansının nasıl değerlendirileceği ve iyileştirileceği konusunda bir rehber sunar.
TS EN 15221-5 Süreç Yönetimi
Tesis yönetimi süreçlerinin tanımlanması ve yönetilmesi için bir çerçeve sunar.
TS EN 15221-6 Tesis Yönetimi – Alan ve Maliyet Hesaplaması
Alan ve maliyet hesaplama yöntemlerini standart hale getirir ve uluslararası karşılaştırılabilirlik sağlar.
TS EN 15221-7 Tesis Yönetimi – Kıyaslama (Benchmarking)
Tesis yönetimi hizmetleri için karşılaştırma ve en iyi uygulamaları geliştirme süreçlerini açıklar.
Tesis yönetiminde standardizasyon, yalnızca maliyetleri azaltmakla kalmaz, aynı zamanda hizmet kalitesini artırır, çevresel etkileri azaltır ve kullanıcı memnuniyetini sağlar. Bu bağlamda, ilgili standartların sürekli güncellenmesi ve uygulanması, sektördeki profesyonellerin etkinliğini artırır. Tesis yönetimi profesyonelleri, sürekli eğitim ve sertifikasyon süreçlerine dahil olarak, en yeni standartlara uygun yöntemleri benimsemeli ve bu doğrultuda işletme süreçlerini optimize etmelidir.
Öte yandan standardizasyon kadar önemli olan diğer husus bu standartların kurulması, denetlenmesi ve belgelendirilmesidir. Özellikle ülkemizde akredite edilmemiş kurumlar tarafından sağlanan belgelendirmeler çokça karşımıza çıkmakta. Şurası bir gerçek ki akredite olmayan bir kuruluştan alınan bu tür belgeler sadece kağıt niteliği taşımaktadır. Özellikle ihalelerde birer gerek şart olarak aranan ISO belgesi şartı için akredite bir kurumdan alınmış belge şartı mutlaka dikkate alınmalıdır.
Tesis Yönetim Profesyonellerine Öneriler
Son olarak bu alanda çalışan tesis yönetim profesyonellerine bazı öneriler sunmak gerekirse şunları söyleyebiliriz;
Standartlara Uyum Sağlayın ve Sürekli Güncel Kalmaya Çalışın
Tesis yönetimi ve diğer profesyonel alanlarda uluslararası standartlara uyum sağlamak, yalnızca yasal gereklilikleri yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda operasyonel verimlilik ve kaliteyi artırır. Ayrıca, standartların sürekli güncellenmesini ve yenilikleri takip etmeyi alışkanlık hâline getirmek gerekir. Bu, yeni gelişmeler ve teknolojilerle iş süreçlerini optimize etme fırsatı sunduğu gibi sizi de geliştirir. Unutmayın kendini tekrar eden kısır döngülerle geçen yıllar tecrübe değildir. 20 yıl kendini tekrar eden bir kişinin sadece bir yıllık tecrübesi vardır. Gerçek tecrübe sürekli iyileştirmeye dayalı doğurgan bir döngüye dayalı güçlü bir süreçtir.
Akredite Kurumlardan Sertifikalar Alın
Yapmış olmak için yapmayın, değer katmak için yapın. ISO ve diğer yönetim sistemlerine dair sertifikalar, işletmelerin prestijini artırır. Ancak, yalnızca akredite edilmiş kurumlardan alınan sertifikaların geçerliliği olduğunu unutmamak gerekir. Birilerinin size kayıt satmasına izin vermeyin. Profesyonellerin sertifika alırken yalnızca TÜRKAK gibi akredite kuruluşlarla çalışmaları, belgelerin güvenilirliğini garanti eder ve sektörün güvenilirliğini artırır. Uygulanan ve gerçekten denetlenerek iyileştirilen uygulamalar verim ve prestij sağlar.
Standartların Uygulama Aşamalarına Önem Verin
Bir standardın sadece teorik olarak bilinmesi yeterli değildir. Uygulama aşamaları da büyük bir öneme sahiptir. Bunu yapmak için profesyonellerin, uygulama rehberleri ile kılavuzları dikkatlice incelemeleri ve bunları süreçlere entegre etmeleri gerekmektedir. Yönetim ekibinden uygulama ekibine kadar ne yaptığınızı bilerek işe dahil olun.
Sürdürülebilirlik ve Enerji Verimliliği Hedeflerine Odaklanın
Özellikle ISO 50001 gibi enerji yönetimi standartları, işletmelerin enerji tüketimini optimize etmelerini sağlar. İş sürekliliği le birlikte Sürdürülebilirlik, günümüzün en önemli hedeflerinden biri hâline gelmiştir. Profesyonellerin bu tür standartları uygulayarak, organizasyonun sürekliliğini sağlarken çevresel etkileri azaltmaları ve enerji verimliliğini artırmaları hem maliyetleri düşürmelerine hem de çevre dostu etki sağlamalarına yardımcı olur.
Eğitim ve Sertifikasyon Süreçlerine Yatırım Yapın
Tesis yönetiminde çalışan profesyonellerin, standardizasyonun gerektirdiği eğitimleri ve sertifikasyonları sürekli olarak almaları gerekir. Eğitim, sektördeki en iyi uygulamaların öğrenilmesine ve uygulamaların iyileştirilmesini kolaylaştırır. Ayrıca doğru sertifikasyon, kişisel gelişimi ve profesyonel itibarı artıran bir araçtır.
İç Denetim ve Performans Değerlendirmeleri Yapın
ISO 41001 ve diğer tesis yönetim standartlarının uygulanması, sürekli denetim ve performans değerlendirmesi gerektirir. Tesis yöneticilerinin tesislerinin verimliliğini ve standartlara uygunluğunu düzenli olarak gözden geçirerek iyileştirmeler yapmaları için fırsatlar sunar. Üstelik bu tür iç denetimler, riskleri azaltmaya ve daha iyi kararlar almaya olanak sağlar.
Müşteri Memnuniyetine Odaklanın
Standartlar yalnızca iç süreçlerin iyileştirilmesini değil, aynı zamanda müşteri memnuniyetinin artırılmasını da sağlar. Tesis yönetiminde kullanıcı güvenliği, çevresel sürdürülebilirlik ve enerji verimliliği gibi faktörler, doğrudan müşteri memnuniyetini etkileyen unsurlardır. Profesyonellerin bu unsurları yönetim süreçlerine entegre etmeleri müşteri sadakatini artıracaktır.
Teknolojiden Yararlanın
Standartların uygulanmasında teknolojinin rolü her geçen gün artıyor. Dijital platformlar ve yazılımlar, tesis yönetimi süreçlerini kolaylaştırabilir ve daha verimli hâle getirebilir. Teknolojiden yararlanarak sürdürülebilirliği artırabilir, enerji verimliliğini iyileştirebilir ve operasyonel süreçleri daha verimli duruma getirebilirsiniz.
Sürekli İyileştirme Kültürünü Benimseyin
Standartlar sadece belirli bir zaman diliminde uygulanması gereken kurallar değil, sürekli gelişim için bir temel sunar. Bu bağlamda sürekli iyileştirme kültürünü benimsemek, tesis yönetiminin tüm yönlerinde daha verimli ve kaliteli bir yaklaşım sağlar. ISO 41013 ve diğer iyileştirme süreçlerine dair rehberler, profesyonellere bu süreci daha etkili bir şekilde yönetmeleri için yardımcı olur. Doğru bilgi kaynaklarını takip edin ve tesisinizle birlikte kendiniz için de sürekli iyileştirmeyi prensip hâline getirin.
Uluslararası İş Birliklerine Açık Olun
Standardizasyon, uluslararası iş birliğine olanak sağlar. Özellikle büyük ölçekli tesis yönetiminde, farklı coğrafyalardaki uygulamaları ve standartları karşılaştırmak, işletmelerin küresel ölçekte rekabet avantajı elde etmelerine yardımcı olabilir. Profesyonellerin uluslararası sertifikalara sahip olmaları, onlara global pazarda rekabetçi bir avantaj kazandırır. Uluslararası alanda kendi tesislerinize benzer en iyi örnek (best practice) projeleri inceleyin ve modelleyin.
Standardizasyon ve tesis yönetimi arasındaki güçlü ilişki, organizasyonların iş sürekliliği ile sürdürülebilirliğini sağlamak ve kaliteli hizmet sunmak adına büyük önem taşır. Bu süreçlerdeki gelişmeleri takip etmek, iş süreçlerini sürekli iyileştirmek ve yeni standartlara uyum sağlamak, tesis yönetimi profesyonellerinin işlerini daha verimli ve etkili bir şekilde yapmalarına olanak tanır.
