İçindekiler
Yaşamımızdaki birçok alanda köklü değişimleri zorunlu kılan yeni tip koronavirüs (COVID-19) pandemisi, tüm sektörlerdeki çalışma hayatının fiziki ortamlarını ve çalışma şekillerini etkiledi. Pandeminin başlangıcıyla hayatımıza giren “sosyal mesafe” kavramıyla birlikte ilk önlem olarak kalabalık ortamlardaki yoğunluğun seyrekleştirilmesine gidildi.
Hemen ardından “kapanma” hayatımıza dahil oldu ve personellerin büyük çoğunluğunun uzaktan çalışması sağlandı. Ofise dönüşler başladıkça bu alanlardaki değişim-dönüşüm üzerine düşünüldü ve alanların daha ferah, insanların birbirinden mümkün olduğu kadar uzak çalışabilecekleri düzenler kurmaya çalışıldı. Kapanmalar sonrası dönüşler de elbette birdenbire tüm ofis şeklinde olmadı ve şirketler bu süreci farklı şekillerde yönetmeye çalıştılar.
Şirketlerde Ofis Masaları Rezervasyon Sistemiyle Kullanılmaya Başladı
Altyapı konusunda hazırlığı bulunan şirketlerde ofis masaları rezervasyon sistemiyle kullanılmaya başladı. Bu sistemde tüm personellerin erişebileceği bir uygulama üzerinden çalışanlar, masaların müsaitlik durumunu görüp dilediği birine rezervasyon yaparak ofiste çalışacağı gün için yerini organize edebildi. Bazı şirketler ise birlikte çalışması gereken ekipleri aynı gün ofise davet ederken kalan çalışanların o gün için evde kalmalarını sağladı.
Bugün şirketlerin bir kısmı ofis düzeninde değişiklikler yapıp önlemler alırken, bazıları ise pandemiden önceki düzene hiç dokunmadan tüm çalışanların eski mekândan çalışmasını bekliyor. Bununla birlikte verimli şekilde uzaktan çalışmanın da mümkün olduğunu gören şirketlerin çoğu ise bundan sonrası için hibrit bir çalışma sistemine geçiş yapıyor.
Verimli Çalışma Alanı İçin Kişi Başı 7m2 Ofis Alanı Yeterli
Kişi başına düşen ofis alanı 12-15 m2 seviyelerinde iken bunu daha verimli hâle getirip ofis alanlarını mümkün olduğunca küçültmek isteyen şirketler, bu alanı 8-10 m2’lere çekmiş durumda. Bazı görüşlere göre de verimli çalışma alanı için 7 m2’nin yeterli olduğu ifade ediliyor. Bu birim alanlar, ofisten beklenenle de oldukça ilişkili…
Yalnızca sade bir çalışma ortamı sunma hedefi bulunan ve daha küçük alana sahip ofislerde, salt çalışma alanı dışında çalışanların sosyalleşmesi için düzenlenen bölgelerin yer almadığı ya da prestijli ve geniş ofislere göre daha küçük olduğu için bu tip ofislerde kişi başı ofis alanı daha küçük gözlemleniyor. Kurumsal ya da global şirketlerin ofisleri ile bu standarttaki diğer ofislerde ise çalışanların sosyalleşmesi için oluşturulan bölgeler ve kişi başı ofis alanı da artıyor.
Esnek Çalışma Alanlarındaki Ofisler, Çalışma Alanı İçin Yeterli Olacak Büyüklükte
Esnek çalışma alanlarında şirketlere ya da kişilere sunulan hazır ofisler, genellikle yalnızca çalışma alanı için yeterli olacak büyüklükte oluşturuluyor. Kullanıcının bu bölgeden çıktığı noktada ise sosyalleşebileceği geniş alanlar kendisini karşılıyor.
Bu kısımlar kimi zaman da diğer çalışanları rahatsız etmeyecek şekilde küçük sohbetlerin yapıldığı alanlar olarak kullanılıyor. “Ortak alan” şeklinde düşünebileceğimiz bu yerlerde, sabit bir masa tercihi olmayan gezginler de uygun bir masa ya da koltukta oturup çalışabiliyor. Bunlar dışında kitchenette alanı, tüm gün ihtiyaç duyulabilecek çay-kahve vb. imkânlar sunuyor.
Esnek çalışma alanlarına yakın ancak özel çalışma alanına da sahip olmak isteyen şirketler için yeni çözümler üretiliyor. 70-100 m2 gibi alana sahip, home-ofis şeklinde inşa edilmiş bölgeler olarak düşünülebilecek ofisler de tıpkı esnek çalışma alanlarındaki hazır ofisler gibi kişisel eşyalarını getiren kişinin anında çalışmaya başlayabileceği şekilde hazır hâle getirilerek ilgilisine sunulabiliyor.
Esnek çalışma alanlarındaki hazır ofis kısımlarını standart oda şeklinde kabul edersek, bahsettiğimiz bu diğer ürünü süitler olarak düşünebiliriz. Hazır ofislere göre daha geniş, kişiselleştirmeye uygun, içerisinde az sayıda da olsa bölümlendirmenin ve kendi lavabo ile mutfak alanının olduğu ve yine hazır ofis alanlarındaki gibi ihtiyaç duyulan tüm ofis hizmetlerinin sunulduğu bir nitelikli ofis… Bu alanların olmazsa olmazı ise esnek çalışma alanları ile entegrasyon. Ürünlerin genellikle aynı binada olması tercih ediliyor ki ofis alanından bir mola, sosyalleşme gibi ihtiyaçlarla çıkan kişi; bu ihtiyaçlarına vakit kaybetmeden, fazla çaba sarf etmeden ulaşabilsin.
Değişen Ekonomi, Kurumsal Şirketleri de Bu Alana İtiyor
Değişen ekonomi, şirketlerin büyüyüp küçülme hamlelerindeki artış ve frekans sıklığı, kurumsal şirketleri dahi esnek sözleşmelere zorluyor. Artan maliyetlerin üzerine özellikle Türkiye’de yüksek kur da eklendiğinde, yeni ofis alanları için ilk yatırım maliyetleri çok yüksek seviyelere gelmiş durumda. Bu nedenle hiç dekorasyon görmemiş, shell&core dediğimiz kaba inşaat iç yapısına sahip ofisler günümüzde daha az tercih ediliyor.
Şirketler artık daha az yatırımla, şirket ihtiyacına ve tasarımına uygun şekilde hazır hâle getirilmiş ofisleri tercih ediyor. Burada hem kullanıcıya özel tasarım hem de sözleşmede esneklik sağlayabilme noktasında esnek ofis firmaları sisteme dâhil olabiliyor. Öncelikle şirketin ihtiyaç duyduğu çalışma bölgesinin stratejisi belirlenip buna uygun ofis alanı sunuluyor.
Tasarım ile mimari çözümlerin de şirket ilgililerinin yönlendirme ve talepleriyle esnek ofis firması tarafından sunulduğu/yönetildiği sürecin sonunda hazır olan ofiste, mekân içi hizmetler de yine esnek ofis firması tarafından üstleniliyor. Bu modelde, özellikle ilk yatırım maliyetinin finansal olarak modellenmesi sayesinde kullanıcı şirkete avantaj sağlanıyor ve doğru tasarımla en optimum büyüklüğe sahip ofisin oluşturulması sayesinde maliyetin küçültülmesi de mümkün oluyor.
Esnek Ofis Tercih Eden Kurumsal ve Global Firmaların Sayısı Artıyor
Üyelik paketleri kapsamındaki toplantı odası kullanım hakları, ofis alanlarının optimum büyüklüğünün hesaplamasında önemli avantaj sağlıyor. Esnek ofis firmalarının üyesi olan kurumsal firmalar, çalışma modellerine göre hibrit kullanımı da firmanın farklı lokasyonlarını kullanarak çok kolay ve sorunsuz şekilde çözebiliyor. Sağlanan avantajlarla beraber tüm çözümler için tek ve kurumsal bir muhatap bulunuyor olması da bu çözümü konvansiyonel kiralamalardan ayırıyor. Tüm bu faydalar nedeniyle esnek ofis firmalarında yer seçen kurumsal ve global firmaların sayısı da gün geçtikçe artıyor.
Sabit bir ofise bağlı olmadan çalışanların ve benzer şekilde kafelerde önünde bilgisayar ile vakit geçiren insanların sayısı da günden güne yükseliş gösterirken; gün içinde kendi vakitlerini özgürce organize edenler ve belirli aralıkları da çalışmak için ayıranlar, şehrin içinde sürekli farklı noktalara ulaşmak için uğraşmak istemiyor. Bu nedenle çalışma alanlarının günlük aktivitelerin gerçekleştirildiği bölgelerde çözümlenmesi beklentisi, giderek artıyor. Bu noktada esnek ofis alanları imdada yetişiyor.
Özgürleşen Çalışma Modelleri, Daha Fazlasına İhtiyaç Duyuyor
Esnek ofis operatörlerinin, günlük kullanımın yanı sıra saatlik kullanım paketleri de bulunuyor ve önceden planlanan çalışma seansları için rezervasyon yapılabiliyor. Ancak gitgide esnekleşen ve özgürleşen çalışma modelleri bugün daha fazlasına ihtiyaç duyuyor.
Değişen dünya ile birlikte ihtiyaçlar, her gün birçok farklı yerde yeni çözümler oluşturmayı zorunlu kılıyor. Geçmişte yalnızca çalışılan alanı anlatan “ofis” kavramının bugün geldiği nokta, gelecekte nerelere evrilebileceği hakkında insanı düşündürmüyor değil…
