İnşaat Projelerinde Neden İş Programı Kullanmalıyız?

Proje yönetiminde planlama, başarıya giden yolda önemli bir kılavuzumuzdur. Bu süreç, sözleşme sürecindeki hedeflere ulaşma amacını taşır. Özellikle Türkiye’deki projelerde zamanla ilgili yaşanan gecikmeler, inşaat sektöründeki anlaşmazlıkların büyük bir kısmını oluşturmaktadır.

Planlama aşamasında; sınırlı kaynaklar (işçi, makine, malzeme ve maliyet), proje sözleşmesi, şartnameler, ilgili ülke kanunları, coğrafi koşullar, proje iç ve dış paydaş talepleri gibi birçok faktör dikkate alınır. Doğru planlama, proje sürecinde gerekli hazırlıkların kolaylıkla yapılmasını sağlar. İyi bir iş programı, projenin kapsamını, süresini, disiplinler arası ilişkileri, proje içerisinde yer alan kritik işleri, sermaye ihtiyacını, kaynak gereksinimlerini ve diğer önemli birçok detayı net bir şekilde belirtmelidir. Bu sayede doğru bir planlama, projenin tüm süreçlerini yönetilebilir ve öngörülebilir kılar. Böylece projeler sürpriz gecikmelerle başa çıkabilir, kaynakları etkili ve verimli bir şekilde kullanabilir, projeyi zamanında ve planlanan bütçede tamamlayabilirler.

Project Management Institute (PMI) tarafından yayınlanan PMBOK’a göre, her bir proje yönetiminin Bilgi Alanında (Knowledge Area) gerçekleştirmesi önerilen planlama çıktıları aşağıda verdiği tabloda listeledim. Bu çıktıların inşaat projelerinde zamanında üretilmesi ve kullanılması, proje yönetim sürecini iyileştirirken aynı zamanda önemli bir bilgi birikimi kaynağı olduğundan, organizasyonun gelecekteki projelerdeki başarısını da önemli ölçüde artıracaktır. PMI’nın sunmuş olduğu bu rehberlik, proje yönetimi alanında bir standart oluşturmayı amaçlayarak, projelerin başarılı bir şekilde tamamlanabilmesi için gerekli bilgi ve becerileri tanımlamaktadır. Bu çıktılar, proje yöneticilerine etkin planlama yapma ve yönetim süreçlerini verimli hâle getirme konusunda yardımcı olmaktadır. Böylece, projelerin hedeflenen zamanda ve bütçede tamamlanması sağlanacak ve organizasyonun başarı grafiği yükseltilecektir. Ayrıca, bu çıktılar, gelecekteki projelerde uygulanabilecek En İyi Uygulamaların (Best Practice) bir kaynağı olarak da hizmet edecektir.

Yukarıda PMI’ın belirttiği her bir bilgi alanı için önerilen planlama çıktılarının oluşturulması, projenin amaçlarına ulaşması açısından çok önemlidir. Bana göre bu süreçlerin içerisinde yer alan fakat ayrı olarak değerlendirilmesi gereken proje tasarım yönetimi başlığı vardır. Bunu diğer altını çizmek istediğim başlıkları bu yazımda sizler için ele almaya çalıştım.

Proje Tasarım Yönetimi (Design Management)

Tasarım işlerinin yönetimi, bir projenin yapım sürecinin doğru başlayabilmesi için kritik öneme sahiptir. Bu süreçlerin etkili bir şekilde yönetilmesi, projenin başarılı bir şekilde ilerlemesini ve hedeflerine ulaşmasını sağlar. Proje tasarımı, projenin temelini oluşturur. Detaylı planlama, tasarım sürecini etkili bir şekilde yönetmenin anahtarıdır. Her adımın önceden belirlenmesi ve planlanması, tasarım sürecinin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

İnşaat projelerinde tasarım süreci, proje içerisinde yer alan disiplinler arasında koordinasyon gerektirir. Bu sebeple tasarım süreci; inşaat, mimari, elektrik, elektromekanik, peyzaj, altyapı gibi farklı disiplinlerin bir araya gelerek çalışmalarının eşzamanlı olarak yürütülmesi gereken bir süreçtir. Günümüzde inşaat projelerinden beklentilerin fazla olması ve zamanın kısalığı sebebi ile tasarım sürecinde, proje disiplinlerinin bir araya gelerek işlerin paralel olarak yürütülmesi anlamına gelen “fast track” çalışmalar ön plana çıkmaktadır. Bu şekilde, bir disiplindeki çalışmaların tamamlanmasını beklemeden diğer disiplinlerin çalışmaları da başlamaktadır. Bu hızlandırılmış çalışma şekli; doğru bir planlama ile proje sürecinin hızlanmasına ve zaman kazanılmasına olanak sağlamaktadır.

Ayrıca, tasarım sürecinde disiplinler arasında tutarsızlığın önüne geçilmesi de büyük önem taşır. İş birliği ve koordinasyon eksikliği, disiplinler arasında uyumsuzluklara ve hatalara neden olabilir. Bu durumda, revizyonlar gerekebilir ve bu da maliyet artışlarına yol açabilir. Bu nedenle, planlama ile tasarım sürecinde disiplinler arasında etkin bir iletişim ve koordinasyon sağlanması, projenin sürdürülebilirliği ve başarısı açısından kritik öneme sahiptir.

Proje Tedarik Yönetimi (Project Procurement Management)

Satın alma ve ihale süreci, bir projenin malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli olan tedarikçilerin seçimini içerir. Bu süreçte, hizmet ya da ürünün şartnamesi, projedeki tedarik zamanlaması ve fiyat gibi faktörler detaylı bir şekilde göz önünde bulundurulur. Ancak, sadece uygun tedarikçilerin belirlenmesi yeterli değildir, satın alma sürecinin başarılı olması için planlama da büyük önem taşır. Gerekli olan malzemelerin ve hizmetlerin zamanında ve uygun maliyetlerle temin edilebilmesi için doğru bir planlama yapılmalıdır. Satın alma ve ihalelerin planlaması ile, istenilen kalitede, uygun fiyatlı malzemelerin imalat yerine temini sağlanırken aynı zamanda yapım işleri akışının aksatılmadan ürün veya hizmet termininin yapılmasına olanak sağlar. Ayrıca erken teslim sonrası depo, güvenlik gibi masrafların azaltılmasını sağlayarak maliyet artışlarının önüne geçer.

İhale sürecinin yönetimi ve satın alma sürecinin planlanması, projenin başarısını etkileyen önemli unsurlardır. Bu nedenle, ilgili faktörlerin detaylı bir şekilde analiz edilmesi ve doğru bir strateji oluşturulması gerekmektedir. Böylelikle projenin ihtiyaçları en verimli şekilde karşılanırken, hedeflenen kalite ve bütçe çerçevesinde hareket edilebilir.

Proje Kaynak Yönetimi (Project Resource Management)

İnşaat projeleri, büyük ölçekli ve karmaşık projelerdir ve birçok faktörün dikkatlice yönetilmesini gerektirir. Bu projelerde başarının anahtarı doğru planlama ile yapılabilecek etkin kaynak yönetimidir. İşçi, makine, malzeme ve maliyet unsurlarını içeren sınırlı kaynaklar, projenin her aşamasında dikkate alınması gereken temel faktörlerdir. Bu kaynakları etkin bir şekilde planlamak, projenin başarı şansını artırır ve gereksinimlerin zamanında karşılanmasını sağlar. Ayrıca, kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasına da olanak tanır.

Doğru kaynak yönetimi, projenin zamanında tamamlanmasını sağlar ve olası gecikmelerin önüne geçer. İşçi, makine, malzeme ve maliyet gibi kaynakların planlı bir şekilde tahsis edilmesi, projenin her aşamasında ihtiyaçların zamanında karşılanmasını sağlar. Örneğin, işçi sayısı projenin gereksinimlerini karşılamayacak kadar az ise, projenin ilerlemesi yavaşlar ve tamamlanma süresi uzar. Bununla birlikte, gereksinimlerin üzerinde işçi sayısı da projenin maliyetini artırır ve verimsizliğe neden olur. İyi bir planlama ile kaynaklar etkin bir şekilde tahsis edilir. Böylece projedeki işçi sayısı projenin gereksinimlerine uygun olacak şekilde optimize edilir ve gereksiz harcamalar engellenir.

Etkin kaynak yönetimi aynı zamanda malzeme ve makinelerin stok seviyelerinin kontrolüne olanak tanır. Malzeme stoklarının ihtiyaçlar doğrultusunda sürekli güncellenmesi, projenin seyrini etkileyen bir faktördür. Gereksinimleri belirlemek ve zamanında temin etmek, projenin ilerlemesini kesintisiz hâle getirir, zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar.

Proje Maliyet Yönetimi (Project Cost Management)

İnşaat projelerinde maliyet yönetimi, proje tamamlanması için hayati öneme sahip bir süreçtir. Her projenin belirli bir sermaye ve maliyet gereksinimi olduğunu düşünürsek, bu gereksinimleri doğru bir şekilde tahmin etmek ve yönetmek, proje bütçesinin kontrolünü sağlamak açısından oldukça önemlidir.

Projenin gelir ve giderlerinin tahmin edilerek proje bütçesinin oluşturulması ve yönetimi, bütçenin aşılmamasını sağlar ve finansal başarıya katkıda bulunur. Nakit akışının planlanmasıyla birlikte olası nakit sıkışıklıklarının önüne geçilebilir. Ayrıca, maliyet tahminleri, projenin ilerleyişini takip etmek için önemli bir rehber olmaktadır. Maliyet ve sermaye planlamasının yapılması, proje bütçesinin izlemesinin ve kontrolünün yapılarak planlamaya uygun gelir ve gider yönetimi, inşaat projelerinde başarının anahtarıdır.

Proje Zaman Yönetimi (Project Time Management)

Zaman yönetimi, bir projenin başarısını belirleyen önemli süreçlerden biridir. Zaman yönetiminde elde ettiğimiz en büyük çıktı, kritik ve yakın kritik işlerin belirlenmesidir. Bu işler projenin ana odak noktaları ve proje başarısı için kritik öneme sahip görevleri içerir. Zaman yönetimi, projenin hangi aşamalarının öncelikli olduğunu belirleyerek sürecin yönetilmesini kolaylaştırır. Bu analiz, projenin süresini kısaltmaya yönelik stratejiler geliştirmemizi de sağlar. Bunun yanında zaman yönetimi diğer bilgi alanlarının yönetimi ile çok yakından ilişkilidir. Örnek olarak zaman yönetimi; kaynak dağılımı ve seviyelendirilmesinin (resource leveling) yapılması, risklerin olası gerçekleşme tarihlerinin tespiti, nakit akışın oluşturulması, kaynak termin tarihlerinin belirlenmesi gibi birçok süreçte etkin rol oynar.

Proje Risk Yönetimi (Project Risk Management)

Proje risk yönetimi, bir projenin potansiyel risklerini tanımlama, analiz etme, değerlendirme, kontrol etme ve yönetme sürecidir. Proje risk yönetimi proje başlamadan projenin potansiyel risklerini tanımlama aşamasıyla başlar. Bu adımda, projenin hedefleri ve kapsamı değerlendirilerek iç ve dış faktörlerin, projeye olumsuz etkisi olabilecek risklerin belirlenmesi sağlanır.

Örneğin; finansal kaynak eksikliği, teknik sorunlar, hukuki engeller, olumsuz hava şartları, proje kapsamında meydana gelebilecek değişiklikler gibi birçok risk projeyi olumsuz etkileyebilir. Bu riskler, proje yöneticisi ve ekip üyeleri tarafından dikkate alınarak analiz edilip belirlenen risklerin olasılıkları ve etkileri değerlendirilir. Bu değerlendirme, riskin gerçekleşme olasılığını ve projeye olan etkisini belirlemeyi amaçlar. Böylece risklerin öncelikleri belirlenerek müdahale stratejisi geliştirilir.

Öncelikli risklerle ilgili planlar yapılır ve acil durum senaryoları oluşturulur. Risk değerlendirme aşaması tamamlandıktan sonra, proje yöneticisi ve ekip üyeleri bu risklerin kontrolünü sağlayacak önleyici eylemler alarak sorumlu personel ve birimleri teyakkuza geçirir. Riskleri minimize etmek ve kontrol altında tutmak için gerekli tedbirleri belirlemek önemlidir. Örneğin, olası bir kaynak eksikliğini gidermek için alternatif tedarikçiler belirlenebilir veya proje sürecinde oluşabilecek teknik sorunlar için uzman personel eğitimlerine ağırlık verilebilir.

Risk yönetiminde doğru planlama yapmak, potansiyel risklerin erken tespitinin ve analizinin yapılmasına, projenin zamanında tamamlanmasına ve beklenen sonuçlara ulaşılmasına olanak sağlar. Riskler kontrol altında tutulduğunda, projenin başarı şansı artar ve olumsuz sonuçların önüne geçilir. Proje risk yönetimi ve planlaması, projedeki değişiklikler ve belirsizliklerle başa çıkmaya yardımcı olur. Ayrıca, projeye esneklik kazandırır ve projenin ve paydaşların değişikliklere uyum sağlamayı kolaylaştırır.