Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri 1

Tesis yöneticiliği, tesisin işleyişini idare etmekle yükümlü olan bir pozisyondur ve bu işleyişi düzgün bir şekilde yönetebilmek için birçok disiplinin bilgisine/becerisine sahip olunması gerekir. Bu disiplinler; inşaat, makine, elektrik, ekipman, enerji, iş yeri, iş sağlığı ve güvenliği (İSG), çevre, finans, insan kaynakları, kalite, satın alma ve hizmet gibi yönetim alanlarını kapsar.

Belirttiğim disiplinler arasında çeşitlilik olduğu gibi, tesis yöneticisinin el çantasında bulunması gereken yetkinlikleri belirli bir düzende kategorize etmek de mümkündür.

Uluslararası Tesis Yönetimi Derneği (IFMA), tesis yöneticisinin sahip olması gereken yetkinlikleri 11 başlık altında toplamıştır. Bahse konu başlıklar, tesis yönetimi sürecinde kullanılabilecek çeşitli araçları ve yöntemleri kapsamaktadır. Bu sayede uluslararası alanda tüm tesis yöneticilerinin sahip olması gereken yetkinlikler netleştirilerek, küresel ölçekte tesis yönetimi (TY) kalitesinin arttırılması adına tesis yönetim profesyonellerinin (TYP) ortak çerçevede eğitim alması amaçlanmıştır.

Tesis Yönetim Profesyonellerinin Sahip Olması Gereken 11 Yetkinlik

1. Finans ve İşletme (Finance & Business)
2. Operasyonel İşletme ve Bakım (Operations & Maintenance)
3. Liderlik ve Strateji (Leadership & Strategy)
4. Proje Yönetimi (Project Management)
5. İletişim (Communications)
6. Performans ve Kalite (Performance & Quality)
7. Tesis Bilişim ve Teknoloji Yönetimi (Facility Information & Technology Management)
8. Doluluk ve İnsan Faktörleri (Occupancy & Human Factors)
9. Gayrimenkul (Real Estate)
10. Risk Yönetimi (Risk Management)
11. Sürdürülebilirlik (Sustainability)

Tesis yöneticisinin el çantasında bulunması gereken teknik ve mesleki beceriler, onun tesis yönetimi sürecini etkileyen çeşitli faktörleri değerlendirip karar verme ve eylemlerde bulunabilmesini sağlar. Bu nedenle tesis yöneticiliği mesleğini icra etmek isteyen bireylerin bahsi geçen becerilere sahip olması gerekmektedir.

Finans ve İşletme

Tesis yöneticileri, bir kuruluşun tüm yönlerini yönetir ve denetlerler. Bu yönler yapılı çevre içerisindeki; binalar, iç ve dış mekanlar, sert zeminler, donanımsal ve yazılımsal teknolojiler, insan faktörü gibi önemli finansal ve operasyonel etkileri temsil eder.

Tesis yöneticileri, finans ve işletme alanındaki alt yetkinlikleri de kullanarak organizasyonun mali ve finansal tarafını yönetir ve denetler. Söz konusu yetkinlikler arasında operasyonel ve sermaye bütçelemesi, kanıta dayalı karar verme süreci, satın alma, sözleşme yapma, personel istihdamı ve ücretlendirme, finansal analiz ve raporlama yer alır.

Tesis yönetimi profesyonelleri; tesisin bütçe gereksinimlerini planlar, geliştirir, yönetir ve denetlerler. Ayrıca, resmî ve destekleyici belgeler/mali raporlar hazırlarlar ve mali belgeleri analiz ederek yorumlarlar (bütçe, mali tablolar, oranlar vb.). Devamında bu uzmanlar, sözleşmelerle ilgili finansmanı da yönetirler. Bu; sözleşmelerin geliştirilmesini-yönetilmesini, izlenmesini-yönetilmesini, finansal sözleşme unsurlarının yorumlanmasını (kira sözleşmeleri, hizmet sözleşmeleri, maliyet tabloları vb.) ve satıcı anlaşmazlıklarının çözülmesini içerir.

Tüm bunlara ilaveten tesis yönetimi profesyonelleri tesisin en az bir yıllık işletme bütçesini hazırlar, bütçenin operasyonel giderler (opex) ile yatırım giderleri (capex) gibi ana kalemlerin planlamadan icraya ve gerektiğinde ek bütçe çıkarmaya kadar birçok sürecini yönetirler. Tesisin yapısına göre bağımsız bölüm ve kullanıcılardan alınacak gider avansı veya aidatların yasa ve sözleşmelere uygun dağılımını, bütçenin eksik veya fazla vermesi durumunda ise gerekli mahsuplaşma süreçlerini yürütürler.

Son olarak tesis yöneticileri, satın alma ve geri ödeme prosedürlerini yönetirler. Bu, ters ibraz prosedürlerinin tanımlanmasını, gerekçelendirilmesini ve uygulanmasını, dış kaynaklı ürünler, hizmetler, yükleniciler, tasarımcılar ve tüm binalar için satın alma prosedürlerinin yönetilmesini içerir. Tesis yöneticileri, organizasyonun mali yönetimini yönetip denetlerken bahse konu tüm yetkinlikleri kullanırlar.

Operasyonel İşletme ve Bakım

Bir iş yerinin çalışmasını yönetmek ve denetlemekle sorumlu olan tesis yöneticisi, yapılı çevre içerisinde yer alan sorumluluk alanındaki tesisin tüm unsurlarının; verimli, güvenilir, emniyetli ve mevcut düzenlemeler ile standartlarla uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlamakla görevlidir. Bu iş yeri, bina sistemleri, yapı, iç ve dış mekânlar, zeminler ve bunların tüm sistemlerini içerebilir.

Tesis yöneticisi iş yerinin durumunu değerlendirebilir ve bina sistemlerinin tesis operasyonlarını ve bakım faaliyetlerini yönetebilir/denetleyebilir. Bunlar bina sistemlerinin tüm unsurlarıyla edinimi, kurulumu, işletimi, bakımı ve elden çıkarılmasını içerebilir.

Tesis yönetimi profesyonelleri, kullanıcı hizmetlerini (otopark, temizlik hizmetleri, yemek hizmetleri, konsiyerj, tesis yardım masası, özel güvenlik ve İSG ve çevre) yönetirler. Devamında söz konusu alan; gerekli kullanıcı hizmetlerini belirlemeyi, bunları sağlamanın en uygun yoluna karar vermeyi/önermeyi, bina sistemlerinde, yapısal elemanlarda, iç-dış mekânlar ile zeminlerde yapılacak değişiklikleri yönetmeyi ve hizmet sağlayıcıların performansını izlemeyi de içerir.

Öte yandan tesis yöneticileri; bakım sözleşmesi süreci, bakım sözleşmesi şartnamelerinin geliştirilmesi, yetkin bakım yüklenicilerinin seçimi, hizmet seviyesi anlaşmalarının (SLA) müzakeresi, bakım yüklenicilerinin çalışmaları izlemesi ve sözleşme anlaşmazlıklarının çözülmesi gibi hususları da yönetirler. Bina sistemlerinde yapılacak yenileme ve tadilat işlemlerindeki; planlama, ortaklık oluşturma, iş yüklerinin yönetimi ve finansmanı da tesis yöneticisinin sorumluluğundandır.

Liderlik ve Strateji

Tesis yönetiminde liderlik ve strateji önemli konuların başında gelir. Çünkü tesis yöneticileri tesislerini yönetirken, tesis portföyünün misyonlarına ve mevcut kaynaklarına uygun hâle getirilmesi ve sürekli değişen gereksinimlere yanıt vermek için personel ve tüm süreçlerin iyileştirilmesi gerekmektedir. Bu nedenle tesis yöneticileri, liderlik ve tesis organizasyonuna rehberlik etmelidirler. Söz konusu durum; tesis organizasyonunu yönlendirirken ilham vermek ve etkilemek, en iyi uygulamaları araştırmak, değişimi yönetmek, sürekli iyileştirmeyi teşvik etmek ve araçlar sağlamak gibi işlevleri içerir.

Ayrıca tesis yöneticileri; tesis ihtiyaçları ile öncelikleri için savunuculuk yapmalı, organizasyon için politikalar, prosedürler ve uygulamalar geliştirmelidirler. Bunlar, sorumlulukları ve hesap verebilirlikleri netleştirmek gibi işlevleri de içerir. Tesis yöneticileri ayrıca, çatışmaları çözme (organizasyon, personel) ve tesis organizasyonunu düzenleme ile personel sağlama gibi görevleri üstlenirler.

Tesis yöneticileri, tüm organizasyona da liderlik sağlarlar. Belirttiğim liderlik; davranış kurallarını teşvik etmek, desteklemek ve bunlara uymak gibi işlevleri içerir. Ayrıca tesis yönetimi profesyonelleri; tedarikçiler, toplum, hükûmetler, kiracılar, iş ortakları ve bina sakinleri gibi çeşitli kuruluşlarla da ilişkiler geliştirirken, kuruluşun sosyal sorumluluk politikalarına uymasını da sağlar.

Tesis yöneticisi, yetkin bir stratejik planlama yapabilir ve tesisin stratejik ihtiyaçlarını tüm kuruluşun gereksinimleriyle uyumlu hâle getirir. Bu nedenle bir stratejik planlama süreci geliştirir ve uygular. Kurumsal gereksinimleri karşılamak için hangi hizmetlerin elzem olduğunu değerlendirir ve bunları karşılamak için gereken adımları atar. Bahsi geçen durum, tesis yöneticisinin tesis portföyünü yönetirken önemli bir rol oynar. Çünkü tesislerin gereksinimlerini karşılamak için doğru hizmetlerin sağlanması önemlidir.

Sonuç olarak liderlik ve strateji, tesis yöneticilerinin başarısını belirleyen önemli faktörlerdir. Tesis yöneticileri, tesislerini yönetirken tüm organizasyona liderlik ederek stratejik planlama gerçekleştirmelidirler. Nitekim bu durum, tesislerin gereksinimlerini karşılamak için doğru hizmetlerin sağlanmasını ve tesis portföyünün belirlenen misyonlara uygun hâle getirilmesini sağlar.

Üç bölüm olarak kurguladığım, “Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri” konulu yazı dizimin ikinci bölümünde; proje yönetimi, iletişim, performans ve kalite, tesis bilişim ve teknoloji yönetimi başlıklarından bahsedeceğim.

• “Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri 2” başlıklı yazıya ulaşmak için tıklayınız…
• “Tesis Yöneticiliğinin Temel Yetkinlikleri 3” başlıklı yazıya ulaşmak için tıklayınız…

Yazı dizisi kaynakları:

• Uluslararası Tesis Yönetimi Derneği (IFMA)
• IFMA Bilgi Kitaplığı